Politica de confidențialitate

EasyHours este operat de Martin Nielsen, Zollikerstrasse 23, 8008 Zürich, Elveția ("EasyHours", "noi", "pe noi" sau "al nostru").

Ne puteți contacta la pentru întrebări privind confidențialitatea, cereri de asistență sau cereri privind drepturile asupra datelor.

Această Politică de confidențialitate explică modul în care colectăm, utilizăm, divulgăm și protejăm datele cu caracter personal în legătură cu EasyHours.

1. Domeniu de aplicare

EasyHours este un serviciu de business pentru pontaj și managementul forței de muncă. Este destinat companiilor și utilizatorilor lor autorizați, cum ar fi proprietari, administratori, manageri, angajați și utilizatori de kiosk.

Atunci când o companie sau un angajator folosește EasyHours pentru a gestiona date despre forța de muncă, înregistrări de timp, programe, aprobări sau funcții de prezență bazate pe locație, acea companie este de obicei partea care decide de ce și cum sunt folosite acele date despre forța de muncă. În aceste cazuri, EasyHours procesează în general acele date în numele clientului.

EasyHours procesează și unele date în scopuri proprii, inclusiv administrarea conturilor, autentificarea, securitatea, facturarea, asistența, prevenirea fraudei și comunicările privind serviciul.

2. Datele cu caracter personal pe care le colectăm

În funcție de modul în care este folosit Serviciul, putem colecta următoarele categorii de date cu caracter personal:

a. Date de cont și profil

Acestea pot include numele, adresa de e-mail, numărul de telefon, limba, țara, imaginea de profil și detaliile de configurare a contului.

b. Date de autentificare și securitate

Acestea pot include coduri unice de acces, statusul verificării, date de sesiune, date de sesiune de reîmprospătare, identificatori de instalare, adresa IP, user agent, metadate ale dispozitivului, versiunea aplicației și evidențe privind securitatea sau prevenirea abuzurilor.

c. Date despre companie și organizație

Acestea pot include denumirea companiei, logo-ul companiei, țara companiei, setările companiei, atribuiri de roluri, detalii despre proprietar, coduri sau chei de alăturare și statusul abonamentului.

d. Date privind forța de muncă și raporturile de muncă

Acestea pot include identificatori ai angajaților, departamentul, date de început sau de sfârșit, informații despre rol, setări privind programul de lucru, setări privind orele suplimentare și alte date de administrare a forței de muncă introduse de client.

e. Date de pontaj și prezență

Acestea pot include înregistrări de intrare și ieșire, înregistrări ale pauzelor, introduceri manuale, note, statusul foilor de pontaj, istoricul aprobărilor, marcaje temporale, informații privind fusul orar, referințe la proiecte sau sarcini și istoricul de audit aferent.

f. Date de locație

Dacă funcțiile bazate pe locație sunt activate, putem procesa coordonate de check-in și check-out, adrese legate de locație, evidențe ale locațiilor companiei, setări geofence, context de locație aferent și date de geocodare folosite pentru a transforma coordonatele sau adresele în evidențe utile de hartă sau locație.

g. Fișiere și media

Acestea pot include avataruri, logo-uri ale companiei, atașamente la înregistrările de timp, nume de fișiere, dimensiuni de fișiere, chei de stocare și metadate aferente stocării de obiecte.

h. Date de facturare și tranzacție

Acestea pot include informații de contact pentru facturare, detalii despre plan și abonament, număr de locuri, metadate legate de plată, informații de facturare și informații fiscale. Datele cardului de plată sunt de obicei procesate de furnizorul nostru de plăți, nu stocate de noi.

i. Date de notificare și dispozitiv

Acestea pot include tokenuri push, preferințe de memento, date din inboxul de notificări, statusul livrării, date privind preferințele de e-mail, evenimente de alertă pentru administratori și identificatori de livrare ai platformelor mobile folosiți pentru notificări push Apple sau Android.

j. Date de asistență și comunicare

Acestea pot include mesajele pe care ni le trimiteți, cereri de asistență și alte comunicări referitoare la Serviciu.

3. Surse ale datelor cu caracter personal

Putem obține date cu caracter personal:

direct de la dumneavoastră;
de la organizația clientului care a creat sau gestionează accesul dumneavoastră la EasyHours;
de la alți utilizatori autorizați din același cont de client;
de la browserul, dispozitivul sau sistemul dumneavoastră de operare;
de la furnizori de plăți, e-mail, hărți, stocare, găzduire și notificări; și
din verificări de securitate și prevenire a fraudei efectuate în legătură cu Serviciul.

4. Cum folosim datele cu caracter personal

Folosim datele cu caracter personal pentru a:

furniza, opera, întreține și securiza Serviciul;
crea și gestiona conturi și spații de lucru ale companiei;
autentifica utilizatorii și gestiona sesiunile;
procesa pontajul, foile de pontaj, aprobările, programele, evidențele legate de concedii, rapoartele și analizele;
susține fluxurile de lucru pentru kiosk și dispozitive partajate;
activa funcțiile de locație și geofence acolo unde sunt configurate;
procesa abonamente, facturare, taxe și administrarea aferentă;
trimite mesaje de serviciu, mementouri, e-mailuri tranzacționale și comunicări de asistență;
detecta, preveni și investiga frauda, abuzul, utilizarea necorespunzătoare și incidentele de securitate;
respecta obligațiile legale și aplica termenii noștri; și
îmbunătăți fiabilitatea, performanța și utilizabilitatea Serviciului.

5. Temeiuri juridice

Acolo unde legislația privind protecția datelor impune un temei juridic, ne bazăm, în funcție de context, pe unul sau mai multe dintre următoarele:

executarea unui contract sau măsuri luate înainte de încheierea unui contract;
interese legitime, cum ar fi operarea unui serviciu sigur și fiabil, prevenirea abuzurilor, sprijinirea clienților și îmbunătățirea Serviciului;
respectarea obligațiilor legale; și
consimțământul, acolo unde este necesar, de exemplu pentru anumite permisiuni ale dispozitivului sau cookies ori tehnologii neesențiale.

6. Roluri de operator și persoană împuternicită

EasyHours nu acționează într-un singur rol pentru toate prelucrările.

EasyHours ca operator

EasyHours acționează ca operator pentru datele pe care le folosim în scopurile noastre proprii de business, inclusiv:

crearea și administrarea conturilor;
autentificare, login și securitate;
facturare, gestionarea abonamentelor și administrarea plăților;
asistență pentru clienți și comunicări privind serviciul;
prevenirea fraudei, prevenirea abuzurilor și conformitatea legală; și
îmbunătățirea internă a Serviciului și administrarea operațională.

EasyHours ca persoană împuternicită

EasyHours acționează de regulă ca persoană împuternicită atunci când un client folosește Serviciul pentru a stoca, gestiona sau analiza date despre forța de muncă în numele organizației acelui client, inclusiv:

evidențe ale angajaților;
înregistrări de timp și foi de pontaj;
programe și aprobări;
atașamente încărcate de client sau de utilizatori autorizați; și
date de locație sau geofence procesate ca parte a fluxurilor de prezență configurate de client.

Dacă sunteți angajat sau lucrător ale cărui date sunt prelucrate prin EasyHours de angajatorul sau organizația dumneavoastră, angajatorul sau organizația dumneavoastră este de obicei punctul principal de contact pentru întrebări despre acele date privind forța de muncă.

7. Locație și monitorizarea forței de muncă

Funcțiile de locație și geofence sunt funcții opționale ale produsului. Dacă un client le activează și dacă utilizatorul sau dispozitivul relevant acordă permisiunile necesare, EasyHours poate procesa date de locație în legătură cu fluxurile de prezență.

Clienții sunt responsabili pentru folosirea legală a acestor funcții, inclusiv pentru transmiterea oricăror informări necesare la locul de muncă, stabilirea unor politici interne adecvate și asigurarea că folosirea instrumentelor de monitorizare, prezență și locație respectă legislația aplicabilă privind ocuparea forței de muncă, munca, locul de muncă și confidențialitatea.

8. Partajarea datelor cu caracter personal

Putem partaja date cu caracter personal cu:

a. Clientul relevant și utilizatorii săi autorizați

Dacă folosiți EasyHours printr-un cont de companie sau angajator, datele dumneavoastră pot fi vizibile pentru acel client și pentru utilizatorii autorizați desemnați de acesta, sub rezerva configurării și permisiunilor sale.

b. Furnizori de servicii și subpersoane împuternicite

Putem partaja date cu furnizori care ne ajută să operăm Serviciul, cum ar fi furnizori pentru:

găzduire, infrastructură de baze de date, stocare de obiecte, stocare de backup, recuperare în caz de dezastru și operațiuni tehnice aferente;
livrare de e-mail;
plăți, abonamente, emitere de facturi și administrare a facturării;
analize și măsurarea utilizării produsului;
hărți și geocodare;
notificări push; și
operațiuni de securitate, logging și asistență.

Acești furnizori pot include, după caz:

Hetzner, pe care îl folosim pentru găzduirea aplicației, infrastructură de baze de date, stocare de obiecte, backup și operațiuni de infrastructură aferente. Infrastructura noastră principală de aplicație, baza de date și stocarea de obiecte sunt găzduite în Germania.
Backblaze, pe care îl folosim pentru stocarea copiilor de rezervă și copiile de backup legate de recuperarea în caz de dezastru. În prezent folosim regiunea EU Central a Backblaze pentru aceste backupuri.
Resend, pe care îl folosim pentru livrarea e-mailurilor tranzacționale și de asistență. Aceasta poate implica procesarea adreselor de e-mail, a conținutului mesajelor și a metadatelor de livrare aferente.
Stripe, pe care îl folosim pentru procesarea plăților, abonamente, emitere de facturi și administrarea facturării. Detaliile cardului de plată sunt în general procesate direct de Stripe, nu stocate de noi.
PostHog, pe care îl folosim pentru analize și măsurarea utilizării produsului. Acolo unde este configurat de noi, acesta poate include date de analiză a site-ului web sau a produsului. În prezent folosim regiunea cloud UE a PostHog.
Google Maps Platform, pe care îl folosim pentru funcții legate de hărți și geocodare. Aceasta poate implica procesarea adreselor, coordonatelor și a datelor aferente de căutare a locației.
Apple Push Notification service (APNs), pe care îl folosim pentru a livra notificări push către dispozitive Apple.
Firebase Cloud Messaging (FCM), pe care îl folosim pentru a livra notificări push către dispozitive Android.
alți furnizori pe care îi putem folosi din când în când pentru securitate, logging și asistență operațională.

c. Consilieri profesionali și părți la tranzacții corporative

Putem partaja date cu avocați, contabili, auditori, asigurători sau în legătură cu o fuziune, achiziție, finanțare, restructurare sau vânzare a întregii noastre activități ori a unei părți din aceasta.

d. Divulgări legale sau de siguranță

Putem divulga date atunci când considerăm în mod rezonabil că divulgarea este necesară pentru a respecta legea, reglementările, procedurile legale, o cerere legală a unei autorități publice sau pentru a proteja drepturi, siguranța ori securitatea.

9. Transferuri internaționale

EasyHours poate procesa date cu caracter personal în Elveția și în alte țări în care noi sau furnizorii noștri de servicii operăm.

Infrastructura noastră principală de găzduire, baza de date și stocarea de obiecte sunt găzduite în Germania. În prezent folosim regiunea EU Central a Backblaze pentru stocarea copiilor de rezervă. Unii dintre ceilalți furnizori ai noștri de servicii pot procesa sau accesa date din alte jurisdicții, în funcție de modul în care serviciile lor sunt livrate și susținute.

Acolo unde legislația aplicabilă o cere, folosim garanții adecvate pentru transferurile internaționale, cum ar fi protecții contractuale, acorduri de prelucrare a datelor și clauze contractuale standard sau mecanisme similare recunoscute de transfer.

10. Păstrarea datelor

Păstrăm datele cu caracter personal atât timp cât este rezonabil necesar pentru scopurile descrise în această Politică de confidențialitate, inclusiv pentru a furniza Serviciul, a respecta obligațiile legale, a soluționa dispute, a aplica acorduri, a menține securitatea și a păstra evidențe de business adecvate.

În general:

datele de cont și profil sunt păstrate cât timp contul relevant rămâne activ și pentru o perioadă rezonabilă ulterior;
logurile de securitate și autentificare sunt păstrate atât timp cât este rezonabil necesar pentru securitate, prevenirea fraudei, depanare și audit;
datele privind forța de muncă, pontajul și prezența sunt în general păstrate conform instrucțiunilor clientului și obligațiilor noastre contractuale și legale;
evidențele de facturare și fiscale pot fi păstrate pentru perioade mai lungi atunci când legea sau standardele contabile impun acest lucru; și
copiile de backup pot rămâne în backupuri rotative pentru o perioadă limitată înainte de a fi suprascrise sau șterse.

11. Cookies și tehnologii similare

EasyHours folosește cookies și tehnologii similare pentru scopuri precum:

autentificare și gestionarea sesiunilor;
securitate și prevenirea fraudei;
funcționalitatea sesiunii de kiosk;
preferințe de limbă sau interfață;
fiabilitatea Serviciului și operarea tehnică; și
analize, acolo unde am configurat funcții de analiză.

EasyHours folosește în prezent PostHog pentru măsurări legate de analize. În funcție de modul în care sunt configurate analizele, aceasta poate implica cookies sau tehnologii similare folosite pentru a măsura utilizarea site-ului web sau a produsului.

Dacă folosim cookies neesențiale sau tehnologii similare acolo unde este necesar consimțământul, vom solicita acel consimțământ printr-un mecanism adecvat de consimțământ și vom actualiza această Politică de confidențialitate după cum este necesar.

12. Securitate

Folosim măsuri tehnice și organizatorice rezonabile, concepute pentru a proteja datele cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, pierderii, utilizării necorespunzătoare, modificării sau divulgării.

Totuși, nicio metodă de transmitere sau stocare nu este complet sigură și nu putem garanta securitatea absolută.

13. Drepturile dumneavoastră

În funcție de locația dumneavoastră și de legile aplicabile, puteți avea drepturi în legătură cu datele dumneavoastră cu caracter personal, cum ar fi dreptul de a:

accesa datele dumneavoastră;
corecta date inexacte;
solicita ștergerea datelor;
vă opune sau restricționa anumite prelucrări;
solicita portabilitatea anumitor date; și
retrage consimțământul atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ.

Pentru a vă exercita drepturile, contactați-ne la .

Dacă EasyHours procesează datele dumneavoastră în numele angajatorului dumneavoastră sau al altui client, de obicei ar trebui să contactați mai întâi acea organizație. Putem ajuta clientul nostru să răspundă cererii dumneavoastră atunci când este necesar.

14. Reclamații

Dacă aveți o preocupare privind modul în care gestionăm datele cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați mai întâi la .

În funcție de legea aplicabilă, este posibil să aveți și dreptul de a depune o reclamație la autoritatea competentă pentru protecția datelor, inclusiv Swiss Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC) sau autoritatea locală de supraveghere.

15. Datele copiilor

EasyHours este destinat utilizării în scopuri de business și nu este adresat copiilor. Nu colectăm cu bună știință date cu caracter personal direct de la copii prin utilizarea Serviciului orientată către consumatori.

16. Modificări ale acestei Politici de confidențialitate

Putem actualiza această Politică de confidențialitate din când în când.

Când facem acest lucru, vom publica versiunea actualizată în sau prin Serviciu și vom actualiza data "Ultima actualizare" de mai sus. Modificările importante pot fi, de asemenea, notificate prin Serviciu sau prin e-mail, după caz.

17. Contact

Martin Nielsen
Zollikerstrasse 23
8008 Zürich
Switzerland

Email: