Loading...
De EasyHours | 5 aprilie 2025
Ghid practic pentru noile cerințe de pontaj obligatoriu pentru firmele din România
Tags: sistem pontaj, pontaj obligatoriu, codul muncii, foaie de pontaj, IMM
La 1 iulie 2024, a intrat în vigoare noua lege care impune pontajul obligatoriu pentru toți angajații din România. Poate părea copleșitor, în special pentru firmele mici și mijlocii, să trebuiască dintr-o dată să înregistreze zilnic timpul de lucru. Ce înseamnă noile cerințe de pontaj electronic și cum să începeți?
Nu vă faceți griji – în acest articol răspundem la cele mai frecvente întrebări despre sistemul de pontaj într-un limbaj clar și liniștitor, fără jargon juridic sau tehnic.
Vom acoperi subiecte precum: Cine trebuie să folosească pontajul? Cum se face pontajul corect? Ce se întâmplă cu munca de acasă? Ce înseamnă program flexibil? Cum se stochează datele? și Ce sisteme de pontaj pot fi folosite? La final, veți primi și un sfat pentru o soluție simplă care asigură că firma dvs. respectă toate regulile de pontaj fără probleme.
Pe scurt: Toți angajatorii și angajații sunt vizați de cerința de pontaj obligatoriu. Indiferent dacă firma dvs. este mare sau mică, și indiferent dacă angajații lucrează cu normă întreagă, cu timp parțial, program flexibil sau sunt plătiți cu ora, timpul lor de lucru trebuie înregistrat zilnic printr-un sistem de pontaj. Chiar și un angajat care lucrează doar câteva ore pe săptămână trebuie să își înregistreze orele în foaia de pontaj.
Există doar câteva excepții posibile. Managerii de top (de exemplu, un director general care legal nu este considerat "angajat") pot fi exceptați de la cerință. De asemenea, există conceptul de "angajați cu program autonom" – angajați în poziții speciale care au un grad mare de autonomie. Aceștia pot fi scutiți de pontaj, dar acest lucru necesită un acord specific (vezi mai multe despre programul autonom mai jos). Pentru marea majoritate a firmelor însă, acest lucru nu va fi relevant, așa că așteptați-vă ca toți angajații să folosească sistemul de pontaj electronic.
Noua lege cere ca tot timpul de lucru al fiecărui angajat să fie înregistrat zilnic în foaia de pontaj. Aceasta înseamnă că trebuie înregistrat numărul de ore lucrate de fiecare persoană într-o anumită zi. Nu este necesar să înregistrați exact în ce parte a zilei s-a lucrat (ora de intrare și ieșire nu este obligatorie) – doar câte ore s-au lucrat în total în acea zi. De exemplu, dacă un angajat lucrează 7 ore la birou și apoi 1 oră seara acasă, ziua se înregistrează ca 8 ore în sistemul de pontaj.
Cine face pontajul și cât de des? Cel mai comun este ca angajatul însuși să își înregistreze orele, de exemplu printr-un sistem de pontaj online sau o foaie de pontaj digitală. Legea nu specifică frecvența – poate fi zilnic, săptămânal sau după fiecare sarcină finalizată, în funcție de ce este rezonabil pentru firma dvs. Important este ca înregistrările să fie fiabile. Se recomandă să se facă pontajul continuu (de preferință zilnic sau aproape zilnic), cât timp memoria este încă proaspătă, pentru a evita erorile. Ca angajator, poate fi util să creați ghiduri interne simple despre cum și când angajații trebuie să își înregistreze timpul în foaia de pontaj, astfel încât toți să o facă corect și consecvent.
Ce trebuie înregistrat ca timp de lucru? Doar timpul efectiv de lucru trebuie înregistrat în sistemul de pontaj. Pauzele pe cont propriu (adică când angajatul nu este plătit și nu este disponibil pentru muncă) nu trebuie numărate. În schimb, tot timpul de lucru trebuie înregistrat – chiar dacă sunt ore suplimentare neplătite sau muncă la ore neobișnuite. Natura plății sau compensației este irelevantă pentru pontaj – ce contează este dacă timpul este petrecut lucrând.
Se aplică cerința și pentru munca de acasă? Da – munca de acasă trebuie înregistrată în sistemul de pontaj la fel ca munca de la birou. Dacă un angajat lucrează o zi din biroul de acasă sau preia câteva ore suplimentare seara acasă, aceste ore trebuie adăugate la timpul total de lucru al zilei respective în foaia de pontaj. Noua lege nu face diferența unde se efectuează munca; important este ca tot timpul de lucru al zilei să apară în pontaj.
Merită menționat că regulile privind timpul de odihnă sunt puțin flexibile pentru munca ocazională de acasă. În general, regula de 11 ore spune că un angajat are nevoie de 11 ore consecutive de odihnă în fiecare 24 de ore. Dacă un angajat alege voluntar să lucreze puțin acasă seara (în afara programului normal), aceste ore contează desigur ca timp de lucru în sistemul de pontaj, dar nu se consideră o încălcare a regulilor privind timpul de odihnă – cu condiția să fie ocazional și organizat de angajat însuși. Cu alte cuvinte, nu trebuie să vă îngrijorați că încălcați legea timpului de odihnă dacă un angajat alege ocazional să lucreze mai târziu de acasă. Dacă însă munca de acasă este o parte constantă sau substanțială a muncii, atunci regulile normale privind timpul de odihnă se aplică ca de obicei. În orice caz, tot timpul de lucru trebuie înregistrat în foaia de pontaj, indiferent dacă se întâmplă la birou, pe teren sau acasă.
"Angajat cu program flexibil" este un concept din reglementarea timpului de lucru care se referă la angajații care au o libertate extraordinar de mare în organizarea muncii lor. Un angajat este considerat cu program flexibil dacă poate decide complet singur când își face munca sau dacă timpul de lucru nu poate fi măsurat sau determinat în avans din cauza naturii muncii. De obicei, aceasta se aplică doar câtorva persoane, cum ar fi anumiți directori sau specialiști care nu au o rutină fixă sau timp de prezență și practic își gestionează singuri timpul.
Pentru ca un angajat să poată fi într-adevăr exceptat ca angajat cu program flexibil, acest lucru trebuie agreat și menționat explicit în contractul de muncă. Dacă o persoană este clasificată ca angajat cu program flexibil, înseamnă că poate fi scutită de obligația de pontaj electronic (și de obicei este scutită și de anumite părți ale regulilor privind timpul de odihnă și limita de 48 de ore). Important: Angajații cu program flexibil sunt excepția care confirmă regula. Marea majoritate a angajaților nu au program flexibil. Cu alte cuvinte, această excepție trebuie aplicată doar în cazuri foarte speciale. Dacă există îndoieli dacă o anumită poziție poate fi considerată cu program flexibil, trebuie făcută o evaluare specifică – și, cum am menționat, necesită un acord scris. Pentru majoritatea firmelor, toți angajații trebuie să folosească sistemul de pontaj în mod normal.
Cât timp și cum trebuie păstrate înregistrările? Documentația cu timpul de lucru înregistrat din foaia de pontaj trebuie păstrată cel puțin 5 ani. Această cerință înseamnă că rapoartele zilnice de pontaj sau datele din sistem trebuie să poată fi extrase chiar și după ani de zile. În plus, angajatul trebuie să aibă acces la propriile date înregistrate în sistemul de pontaj. Atât angajații actuali, cât și foștii angajați au dreptul să primească informații despre cât au lucrat într-o anumită perioadă, chiar și cu cinci ani în urmă.
Din punct de vedere practic, aceasta înseamnă că datele de pontaj trebuie stocate sigur și structurat. Folosiți un sistem sau o metodă unde datele nu pot fi modificate pe ascuns sau pierdute. Trebuie să vă asigurați și că puteți furniza sau arăta unui angajat toate înregistrările din ultimii 5 ani la cerere. Dacă este foarte dificil să extrageți date din sistem, poate fi o problemă – accesul angajatului la informații trebuie să fie "disponibil" în practică.
În plus, nu uitați că înregistrările din foaia de pontaj trebuie tratate confidențial, deoarece pot conține date personale despre timpul de lucru și eventualele absențe ale angajaților. Respectați ghidurile generale privind datele personale/GDPR, de exemplu asigurați-vă că doar persoanele relevante au acces la date și ștergeți informațiile când perioada de păstrare expiră. Dar în esență: aveți o soluție care salvează automat toate înregistrările de pontaj electronic pentru minimum cinci ani și permite căutarea lor per angajat când este necesar.
Trebuie să investim într-un sistem digital scump? Nu neapărat – legea oferă libertate metodologică în alegerea sistemului de pontaj, atâta timp cât îndeplinește cerințele de a fi "obiectiv, fiabil și accesibil". Aceasta înseamnă că sistemul trebuie să poată măsura cu precizie timpul total de lucru zilnic (obiectiv), datele trebuie să fie de încredere (fiabil), și atât angajatorul cât și angajatul trebuie să aibă acces la informații (accesibil).
În practică, pontajul poate fi făcut în multe moduri. Poate fi complet simplu, cum ar fi o foaie de hârtie sau un tabel Excel unde angajatul își notează orele – un model pontaj Excel. Poate fi pontaj electronic cu ceas de pontaj, instrument de management de proiect cu urmărirea timpului sau aplicație dedicată de pontaj mobil. Nu există cerința să fie digital – un caiet fizic sau un email cu orele zilnice poate funcționa în principiu. Dar în realitate, o soluție digitală de pontaj online oferă adesea avantaje mari. Sistemele digitale pot asigura automat că datele sunt stocate în siguranță pentru 5+ ani, pot proteja împotriva erorilor și fraudei (de exemplu prin blocarea înregistrărilor anterioare) și fac mai ușor pentru angajați să își vadă propriile ore în foaia de pontaj digitală.
Orice alegeți, asigurați-vă că sistemul se potrivește cu operațiunile dvs. zilnice. Dacă aveți puțini angajați și operațiuni simple, poate un tabel pontaj Excel simplu este suficient. Dacă aveți mulți angajați sau program variabil, un sistem de pontaj electronic poate economisi mult timp și efort. Luați în considerare și integrarea cu sistemul de salarizare sau programările de tură, dacă este relevant – unele sisteme pot înregistra automat timpul de lucru bazat pe, de exemplu, check-in-uri sau carduri de acces, dar nu este o cerință.
Sfat: Cel mai important este ca soluția dvs. să îndeplinească cerințele legale. Puteți citi mai multe despre avantajele și dezavantajele diferitelor metode în articolul nostru despre avantajele foii de pontaj digitale. Dacă aveți nevoie de ajutor pentru a începe, urmați ghidul nostru în 5 pași pentru implementarea pontajului electronic în firma dvs.
Implementarea unui sistem de pontaj nu trebuie să fie dificilă. EasyHours.ro este un exemplu excelent de soluție care face ușor să respectați toate cerințele legale pentru pontaj obligatoriu. Cu EasyHours, angajații pot înregistra rapid timpul de lucru în foaia de pontaj online (inclusiv pe mobil), iar sistemul se asigură automat că toate datele sunt stocate în siguranță timp de 5 ani. În același timp, atât managementul cât și angajații au întotdeauna acces la informațiile necesare. EasyHours este proiectat special să fie simplu, fiabil și complet conform cu Codul Muncii, astfel încât să vă puteți concentra pe afacerea dvs. în loc de administrație.
Doriți să încercați pentru firma dvs.? Vizitați EasyHours.ro pentru a afla mai multe și a începe o perioadă de probă gratuită. Lăsați EasyHours să vă ajute să faceți pontajul electronic simplu, eficient și conform cu legea – astfel veți fi în avantaj față de noile cerințe fără muncă suplimentară inutilă. ✅