Loading...
De la EasyHours | 3 aprilie 2025
Ghid complet despre avantajele sistemului de pontaj electronic față de model pontaj Excel și hârtie
Etichete: foaie de pontaj digitală, model pontaj excel, sistem pontaj electronic, pontaj online, pontaj obligatoriu, codul muncii
Întreprinderile mici și mijlocii din România se confruntă cu o nouă cerință: Timpul de lucru al tuturor angajaților trebuie înregistrat zilnic începând cu 1 iulie 2024. Multe se întreabă prin urmare cum să respecte cel mai bine cerința legală – să folosească formulare de hârtie, să completeze o foaie de pontaj Excel, sau să investească într-un sistem digital? În această postare analizăm mai îndeaproape de ce înregistrarea digitală a timpului de lucru este adesea cea mai bună soluție. Explicăm într-un limbaj calm și clar avantajele soluțiilor digitale față de metodele clasice precum Excel și hârtia, și vă oferim perspective asupra ușurinței de utilizare, riscurilor de eroare, respectării cerințelor legale, stocării datelor și eficienței. Așa cum poate ați citit în ghidul despre pontaj obligatoriu, înregistrarea timpului de lucru a devenit o cerință legală, și aici vă ghidăm către cea mai inteligentă modalitate de a o aborda.
Multe întreprinderi mai mici încep cu o simplă foaie de pontaj Excel sau chiar cu formulare de hârtie pentru a înregistra timpul de lucru. Pare inițial ușor și ieftin – toată lumea cunoaște Excel, iar o bucată de hârtie nu costă nimic. Dar apar rapid o serie de provocări:
Introducere manuală și erori: Cu hârtia și Excel totul depinde de introducerea umană. Este ușor să uiți să incluzi toate orele, să tastezi greșit sau să înțelegi greșit notițele scrise de mână încâlcite. O singură greșeală poate însemna ore incorecte, ceea ce poate crea frustrare atât pentru angajat, cât și pentru conducere.
Administrare consumatoare de timp: Când folosiți formulare pe hârtie sau fișiere Excel, trebuie să colectați și să verificați manual pontajele. Un contabil sau administrator ocupat poate fi nevoit să urmărească angajații pentru înregistrările lipsă și apoi să petreacă timp pentru a rezuma datele. Nu este doar consumator de timp – este și o muncă de rutină plictisitoare care îndepărtează atenția de la sarcini mai importante.
Lipsa de vizibilitate și documentație: Grămezile de hârtie pot fi pierdute sau deteriorate, iar fișierele Excel pot fi suprascrise sau uitate în inbox-ul de email. Dacă dintr-o dată aveți nevoie să prezentați documentația pentru timpul de lucru al angajaților (de exemplu, la o auditare sau o solicitare din partea autorităților), poate fi dificil să extrageți rapid toate informațiile. Hârtia și foile de calcul simple nu oferă nici o vizibilitate ușoară asupra tiparelor din timpul de lucru sau încălcărilor regulilor de program de lucru – astfel de lucruri trebuie calculate manual.
Securitate și confidențialitate: Cu hârtia și Excel, datele nu sunt deosebit de protejate. Pontajele fizice pot dispărea, iar un fișier Excel partajat prin email poate ajunge la destinatarii greșiți. În plus, poate fi dificil să controlați cine are acces sau poate edita un fișier Excel, ceea ce poate afecta integritatea datelor. Pe scurt, metodele tradiționale sunt vulnerabile când vine vorba de stocarea sigură a datelor dumneavoastră.
Desigur, hârtia și Excel sunt mai bune decât lipsa totală a înregistrării. Dar aceste metode nu îndeplinesc cerințele moderne de eficiență și fiabilitate. Pe măsură ce compania crește – sau doar pentru a respecta noile reguli – veți experimenta că înregistrarea manuală a timpului devine o piedică în activitatea zilnică.
O sistem pontaj electronic (de exemplu, o aplicație prietenoasă pentru înregistrarea timpului) elimină multe dintre problemele pe care le creează hârtia și Excel. Iată câteva dintre principalele avantaje ale trecerii la digital:
Ușurință mare în utilizare: Sistemele digitale sunt concepute pentru a face cât mai ușoară înregistrarea timpului de către angajați. De obicei, poți înregistra orele printr-o aplicație pe telefon sau un portal web – rapid și fără complicații. Aceasta înseamnă că toată lumea poate face acest lucru în mișcare, indiferent dacă sunt în teren, la birou sau lucrează de acasă. Când înregistrarea timpului este ușor de folosit, există o probabilitate mai mare ca aceasta să fie făcută corect și în fiecare zi.
Înregistrare automată și mai puține erori: Un sistem digital bun înregistrează timpul de lucru în mod obiectiv și precis. Unele soluții oferă, de exemplu, ore de start/stop, automatizare pentru pauze sau chiar pontaj bazat pe localizare geografică. Deoarece calculele se fac automat în sistem, evitați erorile de tastare și orele uitate – sistemul poate chiar să trimită memento-uri dacă un angajat uită să își raporteze timpul pentru ziua respectivă.
Respectarea cerințelor legale fără complicații: Soluțiile digitale vă ajută să înregistrați timpul de lucru zilnic pentru fiecare angajat, astfel încât să respectați automat cerințele legale. Datele sunt obiective și de încredere, astfel încât puteți îndeplini cerința pentru un sistem "obiectiv, de încredere și accesibil". Angajații pot de obicei să își vadă singuri orele înregistrate, ceea ce îndeplinește cerința de accesibilitate și oferă transparență. Dacă autoritățile sau auditul vostru întreabă despre timpul de lucru, puteți extrage un raport direct din sistem cu câteva clicuri în loc să colectați manual documentele.
Stocare sigură a datelor: Cu o soluție digitală, toate înregistrările sunt păstrate în siguranță în cloud sau pe un server protejat. Scăpați de hârtiile care se pot pierde și de fișierele care se pot corupe. Majoritatea sistemelor profesionale fac backup regulat al datelor, astfel încât nimic nu se pierde. În același timp, accesul poate fi controlat per utilizator, astfel încât doar persoanele relevante pot vedea sau modifica datele de timp. Vă oferă liniștea sufletească că datele despre timpul de lucru sunt păstrate în siguranță.
Eficiență și perspectivă generală: Când înregistrarea timpului funcționează digital, economisiți timp în administrare. Nu mai trebuie să introduceți manual datele de pe hârtie în computer sau să colectați foi de pontaj – totul este centralizat într-un singur loc. Obțineți automat o perspectivă asupra orelor angajaților săptămână cu săptămână și lună cu lună. Multe sisteme digitale oferă posibilitatea de a genera rapoarte și statistici cu un clic, astfel încât puteți vedea cu ușurință, de exemplu, orele suplimentare, timpul flexibil sau dacă cineva se apropie de limita maximă permisă de timp de lucru. Acest lucru facilitează și gestionarea salariilor și facturării, deoarece orele sunt calculate corect și la timp.
Pe scurt, cu un sistem de pontaj electronic obțineți o soluție simplă, sigură și eficientă – în beneficiul atât al angajaților, cât și al firmei. Profitați de tehnologie pentru a elimina munca manuală și erorile din modelul pontaj Excel. După ce alegeți un sistem pontaj online, puteți folosi și aplicația pontaj mobil care automatizează tot procesul. Pentru implementare, urmați ghidul nostru cu 5 pași pentru pontaj electronic în firmă.
Să rezumăm diferențele dintre cele trei metode pe punctele cele mai importante:
Ușurința în utilizare: Formularele pe hârtie necesită ca angajatul să își amintească să completeze foile de pontaj manual și să le predea – este consumator de timp și nu foarte intuitiv. Foile Excel sunt puțin mai bune, deoarece pot fi completate pe computer, dar sunt încă dependente de deschiderea fișierului și introducerea manuală a tuturor datelor. O sistem pontaj online (de ex. o aplicație de înregistrare a timpului) este în schimb cea mai ușor de utilizat: angajații pot înregistra timpul în mod continuu prin telefon sau PC, adesea cu câteva clicuri și poate chiar automat, ceea ce face ușor să îi implici pe toți.
Riscul de eroare: Cu hârtia și creionul, numerele pot fi citite greșit sau sumarizate incorect, iar în Excel o formulă greșită sau o eroare de tastare poate crea date imprecise. Nu există control încorporat, astfel încât o eroare umană poate trece neobservată. Sistemele digitale reduc drastic erorile prin automatizarea calculelor și validarea datelor introduse (de ex. evitarea orelor imposibile). Sistemul poate avertiza dacă lipsește ceva sau pare greșit, astfel încât erorile sunt prinse și corectate imediat.
Respectarea pontajului obligatoriu: Pontajul obligatoriu conform Codului Muncii necesită înregistrare fiabilă. Modelul pontaj Excel și hârtia pot părea suficiente, dar fac dificilă asigurarea pontajului consistent zilnic. Este greu să oferi angajaților acces la propria foaie de pontaj cu aceste metode. Un sistem pontaj electronic este construit special pentru pontaj conform Codului Muncii: fiecare înregistrare este marcată automat, datele nu pot fi modificate fără urmă, iar angajații accesează ușor propria foaie de pontaj digitală. Aveți astfel documentație completă pentru controale.
Stocarea și securitatea datelor pontaj: Foaia de pontaj pe hârtie riscă deteriorarea fizică, iar modelul pontaj Excel necesită backup manual. Niciunul nu este sigur pe termen lung. Sistemul de pontaj electronic stochează totul criptat în cloud. Foaia de pontaj digitală are backup automat și nu se pierde niciodată. Datele sunt protejate conform GDPR într-un sistem pontaj online profesional.
Eficiența în firmă: Cu modelul pontaj Excel pierdeți timp colectând și verificând date manual. Excel poate suma automat, dar necesită multă muncă manuală. Un sistem pontaj electronic elimină toată administrația. HR extrage instant rapoarte din foaia de pontaj digitală, fără să adune date din mai multe fișiere Excel. Timpul economisit poate fi folosit pentru activități productive în firmă.
După cum se poate vedea, soluția digitală câștigă pe toate fronturile când vine vorba de înregistrarea timpului. Pentru angajați, înregistrarea devine mai ușoară și mai directă, iar pentru companie datele devin mai fiabile și mai accesibile.
Hârtia și Excel pot rezolva sarcina în forma sa cea mai simplă, dar nu se pot măsura cu un sistem digital când sunt luate în considerare cerințele de acuratețe, securitate și eficiență. Cu o soluție digitală obțineți o modalitate de viitor pentru gestionarea înregistrării timpului de lucru, care economisește timp și oferă liniște sufletească.
Sunteți gata să încercați înregistrarea digitală a timpului în practică? Vă puteți înregistra gratuit pe EasyHours.ro și să vedeți cât de simplu este să începeți. EasyHours este un sistem digital simplu pentru înregistrarea timpului de lucru, adaptat companiilor mai mici. Încercați EasyHours gratuit timp de 30 de zile și experimentați avantajele unei soluții moderne – angajații dumneavoastră (și viitorul dumneavoastră eu) vă vor mulțumi pentru aceasta.