Loading...
De la EasyHours | 10 august 2025
Ghid complet despre pontajul obligatoriu și sistemul de pontaj conform Codului Muncii pentru firmele românești
Etichete: pontaj obligatoriu, codul muncii pontaj, sistem pontaj, foaie de pontaj, pontaj electronic, pontaj conform codului muncii
Conform Codului Muncii din România (Articolul 119), toate firmele sunt obligate să țină evidența timpului de muncă zilnic pentru fiecare angajat. Această cerință de pontaj obligatoriu rezultă din Directiva UE 2019/1152 și hotărârea Curții de Justiție a UE din mai 2019, având ca scop protejarea angajaților prin foaia de pontaj corectă.
În acest ghid complet despre pontaj conform Codului Muncii parcurgem tot ce trebuie să știi despre sistemul de pontaj obligatoriu - de la cerințe legale până la implementarea practică a pontajului electronic. Îți arătăm cum să respecți ușor pontajul obligatoriu fără birocrație, folosind un sistem pontaj modern.
Indiferent dacă ai o firmă mică sau mare, acest ghid te ajută să înțelegi pontajul conform Codului Muncii și să implementezi corect foaia de pontaj digitală.
Conform Codului Muncii din România, pontajul obligatoriu impune tuturor firmelor românești să țină evidența orelor de muncă pentru angajați. Acest pontaj obligatoriu provine din Directiva UE 2019/1152 și asigură respectarea Codului Muncii privind timpul de lucru. În acest ghid explicăm simplu cerințele pentru sistemul de pontaj obligatoriu. Vezi și ghidul despre pontajul obligatoriu conform legii. Explicăm contextul legal al pontajului conform Codului Muncii, cine trebuie să folosească foaia de pontaj, cum să implementezi corect sistemul pontaj și consecințele lipsă pontaj electronic. Articolul este scris clar pentru ca orice patron de firmă să înțeleagă ușor pontajul obligatoriu și cum să implementeze sistemul de pontaj electronic.
Fundamentul noii legi este o hotărâre importantă a UE și directiva UE privind timpul de lucru. În mai 2019, Curtea de Justiție a UE a hotărât că toate statele membre trebuie să se asigure că angajatorii introduc un sistem pentru înregistrarea timpului de lucru zilnic al angajaților. Această decizie a venit pentru că directiva UE privind timpul de lucru stabilește reguli clare ale UE privind timpul de lucru cu privire la timpul maxim de lucru și timpul de odihnă – dar fără înregistrare era dificil să se aplice aceste reguli. Pentru a proteja angajații împotriva orelor suplimentare și pentru a le asigura bunăstarea, România a fost prin urmare nevoită să introducă o cerință generală de înregistrare a timpului.
Care sunt regulile UE privind timpul de lucru? Directiva privind timpul de lucru conține, printre altele, aceste reguli centrale:
În plus, regulile UE impun cerințe privind pauzele (de exemplu, pauză adecvată dacă lucrezi mai mult de 6 ore consecutiv). Toate acestea trebuie să asigure că angajații nu sunt supraîncărcați. Cu noua lege, autoritățile pot acum să ceară documentație că aceste reguli sunt respectate – și aici intervine cerința de înregistrare a timpului de lucru. Cerința de înregistrare trebuie să ofere documentație pentru eventualele încălcări ale regulilor privind timpul de lucru și timpul de odihnă, astfel încât problemele să poată fi detectate și prevenite din timp.
Pe scurt, pontajul obligatoriu se aplică tuturor firmelor din România – indiferent de industrie sau dimensiune. Conform Articolului 119 din Codul Muncii, toți angajații trebuie să aibă evidența timpului de muncă. Aceasta înseamnă că și firmele mici trebuie să implementeze sistem pontaj electronic sau cel puțin model pontaj Excel dacă nu au deja.
Există excepții? Da, există o singură excepție restrânsă: așa-numiții "organizatori autonomi". Aceștia sunt angajați în poziții superioare care își stabilesc singuri programul de lucru și au un grad foarte înalt de autonomie în muncă. De obicei, aceștia sunt managementul de top sau specialiști al căror timp de lucru nu poate fi măsurat sau stabilit în avans. Doar dacă un angajat îndeplinește condițiile pentru a fi organizator autonom, poate fi exceptat de la cerința de înregistrare a timpului. În acest caz, trebuie să rezulte în mod explicit din contractul de muncă că angajatul este organizator autonom. Pentru majoritatea companiilor, aceasta va include doar foarte puțini (dacă există) angajați – pentru marea majoritate a angajaților nu există excepție, iar timpul de lucru trebuie înregistrat în principiu. Citește mai multe despre pontaj pentru angajați și alte grupuri de angajați.
Ce implică cerința în practică? Ca angajator, ai responsabilitatea de a introduce un sistem care să înregistreze timpul total de lucru zilnic al fiecărui angajat într-un mod obiectiv, fiabil și accesibil. Să împărțim aceasta în puncte concrete:
Alege un sistem de pontaj: Există libertate în alegere. Poți folosi model pontaj Excel sau, mai bine, un sistem pontaj electronic modern. Sistemul de pontaj trebuie să fie obiectiv, fiabil și accesibil conform Codului Muncii. Prin obiectiv se înțelege că înregistrarea trebuie să fie neutră și corectă; fiabil înseamnă că datele nu pot fi ușor modificate sau pierdute; accesibil înseamnă că atât angajatorul, cât și angajatul trebuie să poată accesa cu ușurință înregistrările. Cu alte cuvinte: alege un sistem care vi se potrivește, dar asigură-te că înregistrează orele cu precizie și că puteți documenta acest lucru dacă este necesar.
Înregistrează timpul de lucru zilnic: Legea impune ca timpul de lucru al fiecărui angajat să fie înregistrat în fiecare zi – adică numărul de ore lucrate pe zi. Nu este necesar să notezi ora exactă de sosire și plecare, cu excepția cazului în care doriți acest lucru. Trebuie doar să vă asigurați că totalul orelor de lucru din zi este notat. Dacă angajații voștri au program fix sau un plan de schimburi, puteți înregistra cu avantaj abaterile în loc să introduceți același lucru în fiecare zi. De exemplu: dacă un angajat lucrează în mod normal 7,5 ore, dar într-o zi lucrează 8,5 ore, vă puteți limita la înregistrarea orei suplimentare din acea zi. Această metodă flexibilă este permisă și poate minimiza bătaia de cap administrativă, atâta timp cât rezultatul final – totalul corect de ore zilnice – este înregistrat.
Implică angajații: În principiu, este practic ca angajații să-și raporteze singuri orele în sistemul ales (de exemplu, printr-o aplicație sau completând o foaie de pontaj). Ar trebui să informezi toți angajații despre cum și când să-și înregistreze timpul de lucru. Poate fi o idee bună să creezi un ghid scurt sau o politică pentru înregistrarea timpului de lucru în companie, care să descrie: ce trebuie înregistrat (de exemplu, timpul de lucru obișnuit, orele suplimentare, pauzele), când trebuie înregistrat (de preferință continuu sau zilnic), și care sunt consecințele dacă uiți să o faci. O astfel de politică privind înregistrarea timpului de lucru nu este direct cerută de lege, dar este un ajutor pentru a asigura înțelegerea comună și consistența. (Sfat: Vezi ghidul nostru intern Cum să începi cu pontaj electronic pentru sfaturi pas cu pas pentru implementarea înregistrării timpului în compania voastră.)
Monitorizați și controlați: Deoarece în final este responsabilitatea angajatorului să se asigure că timpul de lucru este înregistrat corect, trebuie să monitorizați intern că sistemul este efectiv utilizat. Asigurați-vă că solicitați angajaților care nu își raportează orele să o facă și verificați regulat că informațiile înregistrate par corecte și corespund aproximativ cu acordurile de program de lucru. Dacă ceva pare greșit (de exemplu, un angajat care uită în mod constant să înregistreze sau are un număr neobișnuit de puține ore înregistrate), ar trebui să discutați despre acest lucru. Aveți eventual un proces de aprobare a orelor înregistrate, astfel încât atât angajatul, cât și managerul să fie de acord cu înregistrarea timpului.
Păstrați datele timp de 5 ani: Legea impune să păstrați înregistrările timp de cel puțin 5 ani. Acest lucru este legat de faptul că trebuie să puteți demonstra respectarea regulii de 48 de ore pe o perioadă mai lungă. Prin urmare, asigurați-vă că sistemul dumneavoastră de înregistrare a timpului poate stoca datele în siguranță timp de cel puțin cinci ani și că aveți controlul asupra securității și confidențialității (GDPR) acestor date. Angajații trebuie să aibă acces la propriile date înregistrate atâta timp cât sunt angajați – acest lucru oferă transparență și le permite să își urmărească orele și, de exemplu, să descopere dacă ceva nu este înregistrat corect.
Excepțiile sunt gestionate corect: Dacă evaluați că unul sau mai mulți angajați din companie îndeplinesc criteriile pentru cei care își organizează singuri programul (cf. secțiunea Pentru cine se aplică legea? de mai sus), trebuie să vă asigurați că documentați acest lucru în contractul de muncă. De obicei, acest lucru va necesita un amendament la contract care să specifice precis că persoana respectivă este scutită de înregistrarea timpului de lucru și de regulile privind, de exemplu, timpul de odihnă. Este important să folosiți această excepție doar acolo unde este justificată – este o excepție foarte restrânsă și trebuie să poată fi explicată și apărată dacă alegeți să clasificați o persoană ca pe cineva care își organizează singur programul.
(Aveți mai multe întrebări? Consultați FAQ despre sistem pontaj unde răspundem la întrebări tipice despre noile reguli.)
S-ar putea întreba cineva: Ce se întâmplă dacă nu implementăm înregistrarea timpului sau uităm să folosim sistemul? Răspunsul este că poate avea consecințe grave pentru compania dumneavoastră. Deși în legea propriu-zisă nu există o amendă fixă pentru "lipsa înregistrării timpului", riscați totuși sancțiuni, deoarece lipsa înregistrării este adesea legată de încălcarea regulilor privind timpul de lucru. Iată câteva consecințe potențiale:
Dispoziții sau amenzi de la Inspecția Muncii: Inspecția Muncii (autoritatea care supraveghează mediul de lucru și timpul de lucru) poate reacționa dacă nu respectați regulile. Aceștia pot emite o dispoziție (adică să vă oblige să remediați imediat) sau în cel mai rău caz o amendă pentru încălcare. Inspecția Muncii poate de asemenea să ceară ca pe viitor să implementați măsuri care să prevină încălcarea, de exemplu, a regulii de 48 de ore.
Compensații pentru angajați: Dacă se dovedește că un angajat a lucrat peste limitele permise (de exemplu, a depășit regula de 48 de ore sau nu a primit 11 ore de odihnă) și dumneavoastră ca angajator nu ați făcut nimic pentru a preveni acest lucru, angajatul poate avea dreptul la o compensație (despăgubire) pentru încălcarea regulilor. Lipsa înregistrării vă face mai dificil să documentați că ați respectat regulile – și astfel mai ușor pentru un angajat să obțină câștig de cauză că s-a produs o încălcare. Cu alte cuvinte, fără înregistrări corecte ale timpului, rămâneți cu o apărare mai slabă dacă cineva se plânge de munca suplimentară sau lipsa timpului de odihnă.
Alte consecințe juridice: Sindicatele se pot implica în numele angajaților dacă regulile nu sunt respectate. În cazuri grave sau repetate, acest lucru poate afecta reputația companiei și relațiile de muncă interne. În plus, respectarea regulilor privind timpul de lucru face parte din legislația privind mediul de lucru – încălcarea sistematică poate duce în ultimă instanță la dispoziții mai mari de a schimba procesele de lucru sau de a reduce timpul de lucru pentru angajații dumneavoastră. Pe scurt: poate deveni costisitor și complicat să nu respectați cerința.
Concluzia: Luați în serios cerința de înregistrare a timpului. Nu este doar despre respectarea unei legi, ci și despre protejarea angajaților și a companiei voastre. Din fericire, nu trebuie să fie dificil sau consumator de timp să respectați cerințele – există soluții bune care pot face totul simplu.
Implementarea pontajului obligatoriu poate părea dificilă pentru o firmă mică. Dar nu e complicat dacă alegeți sistemul de pontaj potrivit. În loc de model pontaj Excel manual, folosiți un sistem pontaj electronic modern care automatizează tot. EasyHours.ro oferă cea mai simplă foaie de pontaj digitală pentru firmele românești, complet conformă cu Codul Muncii. Cu EasyHours, pontajul electronic devine simplu pentru toți angajații – sistemul respectă automat toate cerințele pentru pontaj obligatoriu conform Codului Muncii.
Înlocuiți modelul pontaj Excel cu sistem pontaj online profesional – vizitați EasyHours.ro astăzi. EasyHours oferă foaia de pontaj digitală care elimină munca manuală și asigură pontaj conform Codului Muncii automat. Sistemul nostru de pontaj electronic demonstrează autorităților că respectați pontajul obligatoriu corect. Începeți acum: Implementați pontajul electronic profesional – lăsați EasyHours să vă simplifice pontajul obligatoriu!