Loading...
De la EasyHours | 3 aprilie 2025
Ghid complet pentru implementarea sistem pontaj electronic și foaie de pontaj digitală în firmă
Etichete: sistem pontaj, pontaj electronic, foaie de pontaj, pontaj obligatoriu, model pontaj excel, aplicație pontaj
Din 1 iulie 2024, pontajul obligatoriu conform Codului Muncii impune tuturor firmelor să folosească sistem de pontaj pentru angajați. Toate firmele – mari și mici – trebuie să implementeze foaia de pontaj zilnică. Dacă ai o firmă mică sau mijlocie și folosești încă model pontaj Excel, e timpul să treci la pontaj electronic. Nu e dificil să implementezi sistem pontaj online. În acest ghid îți arătăm 5 pași simpli pentru a trece de la model pontaj Excel la foaie de pontaj digitală modernă fără stres.
Pentru detalii despre pontaj obligatoriu citește ghidul despre pontaj conform Codului Muncii, iar pentru întrebări vezi întrebări frecvente sistem pontaj. Aici ne concentrăm pe implementarea practică a pontajului electronic în firmă.
Să începi rapid cu sistemul de pontaj electronic este important. Conform Codului Muncii, firma ta trebuie să aibă pontaj obligatoriu implementat de la 1 iulie 2024. Cu cât începi mai devreme să înlocuiești modelul pontaj Excel cu foaia de pontaj digitală, cu atât mai ușor va fi tranziția. Eviți stresul și amenzi – implementează la timp sistem pontaj online care respectă automat toate cerințele. Citește despre pontajul obligatoriu conform legii pentru detalii complete.
În plus, un început timpuriu oferă liniște și claritate. Puteți implementa înregistrarea timpului de lucru pas cu pas și să ajustați pe parcurs, în loc să vă aruncați în ultima clipă. În sfârșit, o soluție bună pentru înregistrarea timpului poate aduce și beneficii secundare pozitive: o mai bună perspectivă asupra orelor de lucru, o distribuție mai echitabilă a sarcinilor și siguranța că nimeni nu lucrează prea mult. Pe scurt – poate beneficia de fapt atât companiei, cât și angajaților.
Mai jos parcurgem cinci pași concreți care vă ajută să începeți rapid și simplu cu înregistrarea timpului de lucru în practică.
Primul pas este să înțelegi exact ce cere noua lege. Pe scurt, legea înseamnă că timpul de lucru zilnic al tuturor angajaților trebuie înregistrat într-un mod fiabil și accesibil. Fiecare zi trebuie înregistrat câte ore (și minute) a lucrat fiecare persoană. Nu trebuie să înregistrezi când în timpul zilei a fost efectuat lucrul, doar timpul total de lucru zilnic. Aceasta este o informație importantă, deoarece face sarcina mai ușor de gestionat – dacă un angajat a lucrat, de exemplu, cele normale 7,5 ore, atunci aceasta este ceea ce trebuie notat.
Asigură-te că te informezi despre detaliile cerințelor legale: Cine din compania voastră este inclus (de obicei toți angajații, cu excepția de exemplu a conducerii superioare și proprietarilor independenți), și dacă există reguli speciale de care trebuie să țineți cont în industria voastră. Nu trebuie să devii expert în drept, dar obține o imagine de ansamblu. Postarea noastră introductivă acoperă punctele principale ale legii în limbaj simplu, dacă vrei să ai imaginea completă. Cu aceste cunoștințe în bagaj, ești pregătit pentru următorul pas.
Acum că cunoști cerințele, trebuie să alegi cum veți înregistra timpul de lucru. Legea nu impune cerințe specifice pentru sistem – poate fi orice, de la o simplă foaie Excel sau un caiet de notițe până la un sistem digital de înregistrare a timpului. Pentru o companie mai mică, este totuși un avantaj să alegi o soluție digitală simplă. Un instrument digital (de exemplu, o aplicație sau sistem online) face înregistrarea timpului de lucru extrem de ușoară în viața de zi cu zi și minimizează riscul de erori și înregistrări uitate.
Consideră ce vi se potrivește cel mai bine: Ar trebui să fie complet simplu, sau doriți funcții suplimentare precum rapoarte sau reamintiri automate? Cel mai important este ca sistemul să fie ușor de utilizat pentru tine și angajații tăi. În practică, aceasta înseamnă că toată lumea ar trebui să poată înregistra cu ușurință orele lor – de preferință în câteva clicuri. O aplicație pontaj mobil precum EasyHours este dezvoltată specific pentru a face pontajul electronic ușor și pentru a îndeplini cerințele legale fără probleme. Indiferent ce alegeți, gândiți-vă pe termen lung: alegeți un sistem pe care îl puteți folosi și peste câțiva ani, astfel încât să nu trebuiască să schimbați din nou. Amintiți-vă, de asemenea, să vă asigurați că sistemul stochează datele în siguranță (cerința legală spune că înregistrările trebuie păstrate timp de mai mulți ani) și că fiecare angajat poate avea acces la propriile înregistrări. Toate acestea sunt gestionate automat de majoritatea sistemelor moderne de înregistrare a timpului.
După ce ați ales soluția pentru înregistrarea timpului de lucru, următorul pas este să creați linii directoare interne pentru modul în care o veți utiliza. Poate părea formal, dar poate fi ținut foarte simplu. Ideea este doar să vă asigurați că toată lumea știe cum și când să își înregistreze timpul de lucru și ce se întâmplă dacă cineva uită să o facă.
Începeți prin a stabili cum înregistrați: Ar trebui angajații să înregistreze exact în fiecare zi, sau colectați datele săptămânal? (Se recomandă să faceți acest lucru cel puțin săptămânal, astfel încât nimeni să nu încerce să își amintească orele unei luni întregi din memorie). Dacă aveți angajați cu program fix de lucru în fiecare zi, puteți lua în considerare să îi lăsați să înregistreze doar abaterile - adică o zi normală de lucru nu necesită înregistrare activă, dar dacă pleacă devreme sau lucrează peste program, atunci înregistrează acea modificare. Acest lucru face totul foarte ușor pentru toate părțile, deoarece nu trebuie să înregistrați "aceeași oră ca întotdeauna" în fiecare zi.
Notați de asemenea cine este responsabil pentru ce: Ar trebui fiecare angajat să își raporteze propriile ore (de obicei da), și există o persoană - de exemplu, un administrator sau manager - care verifică în mod continuu că înregistrările sunt la locul lor? Gândiți-vă cum veți gestiona situația în care cineva uită să înregistreze: poate o reamintire prietenoasă la început în loc de consecințe severe. Scopul nu este să pedepsiți, ci să aduceți pe toată lumea într-o rutină bună. Asigurați-vă că scrieți aceste linii directoare și le împărtășiți cu echipa (poate fi un document scurt sau un email). Astfel, toată lumea este pe aceeași pagină și aveți în același timp documentația că ați implementat măsurile necesare (care este de asemenea parte din cerința legală).
Acum că sistemul și liniile directoare interne sunt implementate, angajații trebuie să fie implicați. Este esențial să îi câștigi de la început, deoarece înregistrarea timpului de lucru este în practică ceva ce ei înșiși trebuie să facă în activitatea zilnică. Planifică o scurtă introducere: explică de ce introduceți înregistrarea timpului (de exemplu, "Este acum o cerință legală și trebuie să asigure un mediu de lucru bun și calcularea corectă a timpului de lucru – nu pentru că vrem să vă supraveghem"). Este important să comunici că scopul este pozitiv și nu o expresie a neîncrederii. Când angajații înțeleg că înregistrarea timpului îi avantajează pe ei înșiși (de exemplu, asigură plata corectă pentru orele suplimentare și respectarea regulilor de odihnă), vor fi mai motivați.
Oferă o demonstrație practică a sistemului ales: Arată cum să înregistreze timpul de lucru pas cu pas. Acest lucru poate fi făcut într-o întâlnire comună sau printr-un mic ghid. Asigură-te că toți au ocazia să testeze sistemul – poate fă un exercițiu în care toți înregistrează "astăzi" împreună, astfel încât să fiți siguri că funcționează pe telefoanele sau computerele tuturor. Fii de asemenea pregătit să îi ajuți pe cei care poate nu sunt atât de puternici din punct de vedere tehnic; din fericire, majoritatea instrumentelor de înregistrare a timpului sunt destul de intuitive.
Stabilește de asemenea că la început veți urmări frecvent – de exemplu, după prima săptămână puteți verifica pe scurt dacă toți și-au înregistrat timpul și dacă există întrebări sau probleme. Instruirea și dialogul inițial creează siguranță. Odată ce angajații experimentează cât de ușor este să înregistreze timpul de lucru (mai ales cu un sistem bun), va deveni rapid o parte naturală a zilei de lucru.
Acum sunteți gata să începeți cu adevărat. Stabiliți o dată de început pentru când înregistrarea continuă a timpului de lucru intră în vigoare – de exemplu, de luni viitoare sau de la 1 luna viitoare. Clarificați că din acea zi toți angajații relevanți trebuie să înceapă să își înregistreze timpul de lucru conform noii voastre practici. Ar putea fi o idee bună să începeți puțin înainte ca să devină efectiv obligatoriu legal, astfel încât să aveți o perioadă de adaptare. În acest fel puteți descoperi și rezolva eventualele probleme mici înainte ca să conteze cu adevărat.
În primele câteva săptămâni după lansare ar trebui să monitorizați continuu. Urmăriți dacă toți înregistrează cum trebuie. Se poate întâmpla ca unii să uite la început – trimiteți o reamintire prietenoasă sau aveți o discuție rapidă dacă un angajat a uitat să înregistreze mai multe zile. Adesea, reamintirile automate din sistem pot ajuta de asemenea (dacă soluția voastră are această funcție). Folosiți perioada de monitorizare pentru a vă ajusta procesele: Dacă descoperiți că ceva din instrucțiuni este neclar sau nepractical, adaptați-o. Poate se dovedește că înregistrarea săptămânală vi se potrivește mai bine decât cea zilnică – sau invers, că este cel mai ușor să o faceți în fiecare zi după terminarea programului. Nu vă fie frică să ajustați, atâta timp cât rămâneți în cadrul legal (amintiți-vă, cerința minimă este ca timpul de lucru al fiecărei zile să fie înregistrat, într-un fel sau altul).
Pe măsură ce înregistrarea timpului de lucru funcționează, va deveni o rutină pentru toți. Asigurați-vă că o recunoașteți – lăudați de exemplu echipa pentru că a adoptat noul proces. Acum vă puteți simți în siguranță că respectați cerințele legale obligatorii și în același timp ați creat transparență în privința timpului de lucru. Dacă autoritățile sau alții ar întreba vreodată despre înregistrarea voastră a timpului, puteți demonstra cu încredere că aveți totul sub control.
Implementarea sistem pontaj electronic nu e dificilă. Urmând acești cinci pași – înțelege pontajul obligatoriu, alege sistem pontaj vs model pontaj Excel, creează reguli pentru foaia de pontaj, învață angajații pontajul online și începe monitorizarea – orice firmă poate implementa rapid pontaj conform Codului Muncii. Cheia este să înlocuiești modelul pontaj Excel cu foaie de pontaj digitală modernă.
Gata să înlocuiești modelul pontaj Excel? EasyHours.ro oferă cel mai simplu sistem pontaj electronic pentru firmele românești. Cu EasyHours, foaia de pontaj digitală devine automată, mai bună decât orice model pontaj Excel. Sistemul nostru de pontaj electronic respectă automat pontajul obligatoriu conform Codului Muncii. Testează sistemul pontaj online gratuit 30 de zile și vezi cât de ușor e să ai pontaj automat care funcționează perfect. Începe astăzi – înlocuiește modelul pontaj Excel cu foaia de pontaj digitală modernă!